Audit Siklus Sales & Collection (3)

Selama menjadi auditor dan belakangan menjadi skrupnya manajemen yang melakukan day to day operation dalam urusan sales, papabonbon merasa kalau auditor ternyata kurang mahir mengungkap “kenakalan” manajemen dalam bidang sales menyales ini.

Dalam prakteknya, ada dua latar belakang yang berbeda yang pada akhirnya membedakan jenis motif dalam melakukan fraud.

  • perusahaan yang dimiliki orang lokal, biasanya perusahaan keluarga atau struktur modalnya dimiliki lingkarang tertentu.  perusahaan jenis ini cenderung merendahkan angka sales dalam rangka pembayaran pajak yang lebih rendah dari semestinya
  • perusahaan PMA, dikelola oleh top manajemen orang asing.  perusahaan jenis ini biasanya mengalami dualisme antara melakukan aturan secara baik dan benar disaat yang sama, manajemen di tekan untuk berprestasi sebaik baiknya.  kecenderungannya melebih lebihkan angka sales, dengan cara yang sangat ketat dan terencana secara metodologis.

Dalam audit, jika kita tidak mendapatkan konfirmasi yang memuaskan, maka auditor dapat melakukan prosedur alternatif.  yaitu sebagai berikut :

  1. subsequent cash receipt –> remittance advice, cash receipt record, subsequest credit in A/R master file
  2. duplicate sales invoice
  3. shipping document –> cut off
  4. correspondence with client –> disclose dispute

berikut ini papabonbon akan membahas masalah penggelembungan sales, yang biasanya dikaitkan dengan cut off pada shipping document.  Shipping document biasanya terdiri dari surat jalan, Commercial invoice/Packing List, Bill of Lading, PEB (pemberitahuan ekspor barang).

Auditor biasanya hanya menjajar dokumen dokumen tersebut untuk melihat kelengkapan dokumen yang ada, dan jika tanggal Commercial invoice sudah sesuai dengan tanggal A/R atau file master sales, maka dia sudah puas. Masalah pun selesai.

Padahal tanggal

yang ada pada dokumen dokumen saling berkait, dan bagi yang memahami masalah flow aktivitas dalam shipping tentu tanggal tanggal yang ada dalam tiap dokument mempunyai keterkaitan makna yang lebih dalam.

  1. untuk bisa naik kapal, maka barang/container harus sudah stacking di C/Y lebih dahulu, dan itu biasanya C/Y dibuka antara 2-5 hari sebelum kapal berangkat (H-5 ETD sampai dengan H-2 ETD).
  2. H-1 menjelang kapal berangkat, C/Y pasti sudah closing, jadi kalau surat jalan menunjukkan H-2 ETD kapal berangkat, baru kita boleh percaya kalau container benar benar naik kapal.

melihat dari syarat tersebut maka :

  • surat jalan, harus sesuai dengan tanggal PEB, jika berbeda, check
  • untuk memastikan kontainer masuk C/Y bisa minta surat kuningnya ke EMKL
  • untuk memastikan tanggal keberangkatan kapal, lihat tanggal B/L.  seringkali ada tanggal ETD ada juga tanggal received goods.  Pastikan yang tertera di BL adalah tanggal ETD.
  • pastikan tanggal commercial invoice adalah tanggal ETD, karena pada saat itulah terjadi perpindahan kepemilikan dari seller ke buyer.
  • cross check data pelayaran dengan schedule kapal dari shipping line
  • selanjutnya bisa check posisi kontainer dengan meminta manivest pelayaran kepada shipping line atau check lewat website shipping line.  bisa tracing lewat kontainer no. atau nomor B/L
  • jika ada shipment yg sifatnya seri, dalam satu dokumen, finished goods dimuat dalam beberapa container, pastikan semua kontainer naik kapal pada tanggal yang sama.  jika tanggalnya berbeda dan melewati cut off, maka kita bisa adjustment salesnya.
  • check juga data sales client, jika setiap akhir bulan atau menjelang kuartalan data sales meningkat tajam, maka ada indikasi boost sales dengan melanggar cut off.  jika ada konsistensi data, boost up sales ini terjadi berkali kali, maka kita bisa menurunkan level kepercayaan pada integritas operasi klien dan mempertanyakan internal controlnya.
  • klien terkadang mampu melakukan kerjasama dengan EMKL maupun shipping line sehingga tanggal B/L bisa disetting sesuai keinginan klien dengan membuat surat backdate.  Karena itu checking ke container tracing pada website shipping line atau mendapatkan manivest pelayaran adalah hal yang penting.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s